5 typische Fehler beim Start eines Ladencafés

Du möchtest Dein eigenes Ladencafé eröffnen und das ist ein richtiges Herzensprojekt. Es vereint Gastfreundschaft, Stil, Kreativität und Unternehmertum und das ist eine wunderbare Kombination! Aber sie birgt auch etliche Herausforderungen. Leider zeigen es die Zahlen: Viele Gründungen in der Gastronomie und dem Einzelhandel überleben die ersten Jahre nicht.

Doch keine Sorge: Mit einem klaren Konzept, guter Vorbereitung und ehrlicher Selbstreflexion kannst Du diese Stolperfallen bewusst umgehen.

Hier ein paar harte Fakten:

Laut dem KfW-Gründungsmonitor (2023) geben etwa 30-40% aller Gründungen in den ersten 5 Jahren auf, bei Solo-Selbständigen ist die Quote höher als bei Gründungen mit Mitarbeitern. Tatsächlich sind am meisten inhabergeführte Concept Stores, Deko- und Geschenkartikel-Läden und Modegeschäfte. Warum ist das so? Gründe hierzu sind oftmals der Preisdruck durch den Online-Handel, eine mangelnde Differenzierung, unklare Zielgruppe und eine geringe Kundenfrequenz.

Es ist die Gastronomie, die zu den Top 3 der scheiterungsanfälligsten Branchen gehört, direkt gefolgt vom stationären Einzelhandel. Ein Ladencafé verbindet beides – daher ist gute Vorbereitung, Differenzierung und finanzielle Absicherung besonders wichtig!

Diese typischen Fehler beim Gründen eines Ladencafés können aus verschiedenen Gründen passieren – oft aus Idealismus, Zeitdruck oder fehlender Erfahrung. Um so wichtiger ist es, schon vorab eine gründliche Vorbereitung durchzuführen. Hier möchte ich Dir die häufigsten Fehler darstellen und auch kurz zeigen, wie diese vermieden bzw. behoben werden können. Weitere Informationen und Unterstützung erhältst Du im Sachbuch und im Workbook, auch ein möglicher Begleiter.

Die typischen Fehler:

1. Unklare Positionierung

Viele Gründer und Gründerinnen wollen gerne „alles für alle“ anbieten. Das ist gefährlich, denn es führt zu einem unscharfen Konzept und verwirrt potenzielle Kunden. Ich erkläre Dir warum das nicht funktioniert:

Wenn Du allen gefallen willst, erreichst Du niemanden!

Natürlich möchtest Du erfolgreich sein und einen Ort kreieren, der für alle etwas bietet: ein Café für Jung & Alt, mit Frühstück, Mittagessen, Kuchen, Wein, vegan und herzhaft, mit einem Shop für Deko, Accessoires, Pflanzen, Kleidung, vielleicht noch Bücher – möglichst alles auf einmal. Ein schöner Gedanke!

Doch diese sogenannte „One-fits-all“-Strategie führt meist zu Überforderung, Beliebigkeit und Verwirrung bei den Gästen. Was bleibt am Ende bei den Gästen wirklich hängen?

• Dein Konzept wirkt beliebig: Die Kunden erkennen nicht, wofür Du stehst.

• Wahrnehmung braucht Klarheit: Im Vorbeigehen an Deinem Ladencafé, beim ersten Blick auf Instagram oder beim Öffnen deiner Website muss dem potenziellen Kunden sofort klar sein: Das ist ein Ort für mich.

• Die alte Marketing-Regel greift: Du kannst Deine Zielgruppe gar nicht gezielt ansprechen, wenn Du sie nicht definiert hast.

• Auch überforderst Du Dich selbst: Sortiment, Deko, Küche, Einkauf, Kommunikation – alles wird doppelt so aufwändig, wenn Du ständig versuchst, viele Geschmäcker zu bedienen.

  
  

Die Gründe, warum eine klare Positionierung so wichtig ist, sind:

• Wiedererkennung: Die Menschen merken sich nur wenige, aber starke Merkmale. Eine klare Handschrift im Stil, Sortiment und Auftritt schafft Vertrauen.

• Zielgerichtete Kundenansprache: Du weißt, wen genau Du ansprechen willst – und wo und wie Du das tust.

• Sortimentsaufbau wird einfacher: Du weißt genau, was passt – und was nicht.

• Klarheit für Dich selbst: Du triffst Entscheidungen schneller und zielgerichteter.

• Langfristige Kundenbindung: Menschen lieben definitiv Orte mit Charakter. Die Kunden, die sich angesprochen fühlen, kommen gerne und regelmäßig wieder.

  
  

Meine Empfehlung für Dich: Finde Deine Nische – und bleib dabei!

Deine Positionierung bedeutet nicht, Dich künstlich einzuengen – sondern bewusst zu wählen, was Du anbietest, wie Du es tust und für wen.

Denn so ein Konzept spricht die Menschen an, die Wert auf Qualität, Ästhetik, Entschleunigung und Atmosphäre legen. Sie finden sich darin wieder und werden Dir treu bleiben.

Ich habe für eine Gedankenunterstützung zu Deiner Positionierung 5 Fragen:

• Was macht mein Ladencafé so besonders? Was ist Dein roter Faden?

• Wofür will ich bekannt sein? Worüber sollen die Gäste erzählen, wenn sie gehen?

• Wer ist mein Wunschkunde? (Alter, Stil, Interessen, Lebensgefühl - sei konkret)

• Welche 3 Begriffe beschreiben meinen Stil am besten? (z.B. gemütlich, natürlich, stilvoll, modern, urban, kreativ, etc.)

• Was lasse ich bewusst weg? Was passt nicht zu meinem Konzept, auch wenn es "gut laufen" könnte?

2. Fehlender Business Plan

Viele Menschen starten ein Ladencafé aus ihrer starken inneren Vision heraus – und das ist wunderbar! Doch ohne ein klar strukturiertes Gründungskonzept bleibt diese Vision oft ein Luftschloss.

Ein Businessplan klingt für viele trocken, kompliziert oder übertrieben – besonders bei einem Herzensprojekten wie einem Ladencafé. Aber dennoch: Er ist und bleibt Dein wichtigstes Werkzeug, um Deine Idee realistisch, umsetzbar und vor allen Dingen tragfähig zu machen.

Sicherlich denkst Du, mein Plan ist perfekt durchdacht. Ich habe alles im Kopf - wirklich?

Wenn Du ehrlich bist, kennst Du sicherlich auch diese Gedanken: „Ich will einfach loslegen.“ (Hier schlägt Deine Emotion die Struktur – aber ohne Zahlenbasis endet das oft in der Pleite.) Was ist mit diesem Gedanken: „Ich brauche keinen Businessplan, ich mache das klein.“? (Übrigens auch kleine Cafés brauchen tragfähige Kalkulationen – gerade dann!) Und wie sieht es mit diesem Gedanken aus? „Ich habe eh kein Startkapital – wofür also planen?“ (Ja genau deswegen musst Du wissen, was Du brauchst – und wie Du es erwirtschaftest.

Warum ein Businessplan für Dich entscheidend ist:

• Du erhältst eine finanzielle Übersicht Du kannst frühzeitig erkenn, welche Investitionen nötig sind, wie hoch deine laufenden Kosten sind – und ob Dein Umsatz das abdecken kann.

• Du hast einen strategischen Fokus, denn Du definierst klare Ziele, Zielgruppen und Maßnahmen, statt dich zu verzetteln.

• Du kannst besser entscheiden. Du triffst dadurch weniger Bauchentscheidungen und vermeidest typische Gründerfehler wie überzogene Sortimente oder unpassende Mietobjekte.

• Du hast eine Basis für Deine Finanzierung. Ohne Deinen Businessplan bekommst Du kein Darlehen, keinen Förderkredit und keine Unterstützung, egal ob Bank, IHK oder Gründungszuschuss.

• Beim Schreiben des Plans wirst Du gezwungen, Deine Idee durchzudenken – und erkennst Schwächen, bevor sie teuer werden.

Fehlt der Businessplan, fehlt die Kontrolle über die finanzielle und betriebliche Realität. Man erkennt zu spät, dass das Frühstück unrentabel ist, dass die Miete zu hoch oder die Marge im Shop zu gering ist. Im Ratgeber "Dein Traum vom eigenen Ladencafé" und auch im begleitenden Workbook findest Du viele genaue Tipps und Informationen für genau diese Art von Business Plan.

3. Zu hohe Fixkosten von Beginn an

Der Anfang entscheidet über die Luft zum Atmen! Natürlich ist Deine Euphorie am Anfang groß. Du entdeckst ein charmantes Altbauobjekt mit hohen Decken, tollen Fenstern und viel Platz – aber auch viel Miete. Du stellst Dir einen vollen Laden mit Personal, Deko, frischen Blumen und Frühstück für alle vor. Das ist natürlich nachvollziehbar – und dennoch riskant. Denn: Hohe Fixkosten fressen deine Bewegungsfreiheit – besonders in der Anfangsphase, wenn die Umsätze erst langsam anziehen.

Warum zu hohe Fixkosten so gefährlich sind

• Sie laufen immer weiter ganz egal, ob Du Gäste hast oder nicht.

• Sie nehmen Dir den Spielraum, flexibel zu reagieren.

• Sie erhöhen Deinen Break-Even-Point, also die Umsatzschwelle, ab der Du kostendeckend arbeitest.

• Sie verleiten dich dazu, schnell „mehr“ anbieten zu wollen – was wiederum neue Kosten nach sich zieht.

Hier ein Beispiel: Du mietest eine 120 m² große Fläche mit 2.000 € Miete/Monat, planst 3 feste Mitarbeiter à 2.500 € und rechnest mit 5.000 € monatlichen Nebenkosten (Waren, Versicherungen, Strom, Kassensystem etc.). → Allein deine Fixkosten liegen bei rund 14.500 € monatlich – ohne dass Du einen einzigen Kaffee verkauft hast und Du selbst hast hier noch nichts verdient.

Du musst nicht groß starten, um einen Eindruck zu hinterlassen! Stattdessen musst Du klar, durchdacht und stabil starten. Räume, Personal, Sortiment – alles sollte skalierbar sein. Es ist immer leichter, später zu erweitern, als etwas wieder zurückzuschrauben.

4. Unterschätzung der Bürokratie

Viele Gründer träumen eher vom Duft frisch gebackener Kuchen, von glücklichen Gästen und von liebevoll dekorierten Regalen – doch nicht aber von Formularen, Fristen, Paragraphen und Bauvorgaben. Und doch entscheidet genau das oft darüber, ob ein Ladencafé überhaupt eröffnen darf – oder in der Genehmigungsphase hängen bleibt, egal wie charmant, kreativ oder gefragt Dein Konzept ist.

Warum Bürokratie häufig unterschätzt wird

• Es gibt viele Prozesse, welche länger als gedacht dauern (Bauanträge, Hygieneabnahmen etc.).

• Einzelne Auflagen sind regional unterschiedlich und schwer durchschaubar.

• Denn wer Genehmigungen nicht rechtzeitig einholt oder Auflagen ignoriert, riskiert:

  • Verzögerungen bei der Eröffnung

  • Bußgelder oder Betriebsverbote

  • Nachrüstkosten (z. B. für Abluftanlagen, Fettabscheider oder barrierefreie Toiletten)

  • Stress, Frust und Planungschaos

    
    

Warum frühzeitige Klärung so entscheidend ist

• Du gewinnst Sicherheit, denn Du weißt, was möglich ist und wo Du Kompromisse machen musst.

• Du planst realistisch. Statt nach Bauchgefühl schaffst Du fundierte Voraussetzungen (z. B. für Umbauten, Küchenplanung, Toiletten, Lager).

• Du vermeidest dadurch kostspielige Rückbauten. Was vorher mit dem Bauamt und Ordnungsamt abgestimmt ist, wird später nicht beanstandet.

• Du sparst Zeit. Denn wer früh fragt, muss später nicht improvisieren.

5. Kein Alleinstellungsmerkmal im Ladenbereich

Für Dich sollte austauschbar keine Option sein. Denn der stationäre Einzelhandel hat es schwer., gerade im Bereich Deko, Geschenke und Wohnaccessoires stehst Du als Gründer in direkter Konkurrenz zu großen Handelsketten, Concept Stores in Städten und nicht zuletzt zu preisaggressiven Online-Shops. Wenn Du hier kein unverwechselbares Profil hast, gehst Du in der Masse unter.

Warum Austauschbarkeit tödlich ist

Wenn Du genau hinschaust, viele Läden im Deko- und Geschenksegment ähneln sich im Bereich Kerzen, Windlichter, Servietten, saisonale Accessoires, auch oft von denselben Großhändlern bezogen, ohne erkennbare Linie, ohne überraschende Ideen, ohne persönlichen Bezug. Oft ist auch kein roter Faden erkennbar. Die Folge ist, dass die Kunden die Preise vergleichen und oft dann günstiger online kaufen, der Laden als „nett, aber beliebig“ empfunden wird, Spontaneinkäufe zurückgehen, weil es keinen emotionalen Sog gibt und es an einer festen Bindung an Dich und Deinem Konzept fehlt, ergo Du wirst nicht weiterempfohlen.

Warum ein klares, individuelles Sortiment der Schlüssel ist

Der stationäre Laden gewinnt dort, wo Online nicht mithalten kann, denn es gibt:

• Persönliche Auswahl & Beratung: Deine Kunden spüren, ob Produkte mit Liebe ausgewählt wurden und ob jemand dahintersteht, der sie versteht.

• Haptik & AtmosphäreIn: In Deinem Laden kann man die Produkte anfassen, ausprobieren, kombinieren und das ist erlebbar.

• Inspiration & Storytelling: Deine Geschichten zu Deinen Produkten, Marken oder Deinem Stil schaffen Nähe und Wertschätzung.

• Einzigartigkeit & Limitierung: Kleine, feine Hersteller, handverlesene Stücke, bewusstes Kuratieren, genau das hebt Dich ab.

Fazit:

Die Gastronomie gehört zu den Top 3 der Scheiterungsanfälligsten Branchen, direkt gefolgt vom stationären Einzelhandel. Ein Ladencafé verbindet beides – daher ist gute Vorbereitung, Differenzierung und finanzielle Absicherung besonders wichtig.